Việc tổ chức sinh nhật công ty thường là chuyện rất đau đầu với một số người chưa có kinh nghiệm. Sau đây là một số kinh nghiệm cần thiết để bạn có một bữa tiệc sinh nhật công ty thật hoàn hảo
Việc đầu tiên bạn cần làm là nên dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra. Mua đồ và set up và cách tổ chức chương trình vui chơi.
2. Những người có chuyên môn đứng ra tổ chức:
Nếu bạn có bạn bè làm trong nghề tổ chức sự kiện thì thật là lãng phí nếu bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc sinh nhật cho công ty cần một không khí thân mật và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào nên có và không nên có. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.
3. Cần phải có một kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí thật tỉ mỉ:
Kể cả những người làm event chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm, thì sau khi lập kế hoạch và được khách hàng thông qua, thì họ cũng phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này vô cùng quan trọng vì chỉ cần một chút sơ xuất thì trong quá trình tổ chức sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại công ty, bạn cần phải có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, phải có đại diện lãnh đạo đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách phóng viên được mời để ở bàn lễ tân... và bạn phải lên kế hoạch thật kỹ và đưa những hạng mục này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách cho chúng.
4. Có một danh sách những việc cần làm cụ thể:
Để có được một checklist thật cụ thể, bạn hãy đọc kĩ kịch bản và hay ngồi tự tưởng tượng ra về event ngày hôm đó, bất kì chi tiết nào bạn cũng hãy làm một cái gạch đầu dòng cho nó.
Tổ chức sinh nhật 5 năm công ty có mời 100 khách hàng. Theo kịch bản, đầu tiên tôi sẽ đi từ ngoài cổng vào, có rất nhiều standee (chân đứng), banner, phướn dọc trong khu vực tổ chức - hãy ghi chú lại về các hạng mục in ấn này. Đi vào trong, tôi sẽ thấy có các cô lễ tân mặc áo dài ngồi tại bàn và nhận thư mời, kiểm tra sau đó cài hoa lên áo cho khách - tiếp tục ghi chú vào: lễ tân, bàn, khăn trải bàn, thư mời, hoa cài áo,...Cứ như vậy, bạn phải tưởng tượng ra toàn bộ chương trình và checklist của bạn càng nhiều đầu việc thì đến ngày sự kiện diễn ra càng suôn sẻ.
Hoặc có những việc bạn sực nhớ ra mà trước đó bạn quên, hãy nhanh chóng ghi vào sổ hay giấy note, dể ở chỗ dễ nhìn thấy và kịp thời bổ sung tránh thiếu sót.
Hãy "take note" những công việc cần lầm bất cứ khi nào bạn nhớ ra để tránh thiếu sót bất kì hạng mục nào
5. Phải có kịch bản cụ thể:
Kịch bản không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình sự kiện diễn ra sẽ có nhiều chi tiết nhỏ bị bỏ sót (dù bình thường bạn nhớ như in trong đầu). Kịch bản còn được dùng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một cách chính xác, cho quay phim chụp hình để họ biết thời điểm nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho phù hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong sự kiện.
Có một lần, trong lúc set up chương trình cho khách hàng, tôi được chứng kiến một buổi tập dợt do nhóm nhân viên của một ngân hàng quốc tế thực hiện. Nhìn sơ qua thì có thể hiểu, họ muốn tổ chức theo một phong cách cởi mở, thoải mái chứ không trang trọng như bình thường, vì thế 2 bạn MC cũng không cần MC script (kịch bản MC) mà tung hứng rất tự nhiên. Tuy nhiên, như tôi được nghe thì họ đã tập 2 ngày rồi mà vẫn chưa khớp lắm vì âm thanh ánh sáng không thực hiện được như họ mong muốn, lần nay sai âm thanh, lần khác đèn follow không chịu chiếu đúng chỗ... và bạn MC phải nhắc nhở rất vất vả. Nhìn tất cả mọi người không ai cầm kịch bản trên tay thì tôi hiểu được vấn đề là các anh Âm thanh - ánh sáng không theo được chương trình. Có thể đối với bạn, những chi tiết này vô cùng đơn giản, bạn nhìn một lần là nhớ nhưng những người cung cấp âm thanh ánh sáng không phải lúc nào cũng tập trung được như bạn, và khi không có kịch bản, không có người đứng bên cạnh nhắc thì chẳng khác nào đánh đố họ phải theo bạn khi chương trình diễn ra.
6. Điều phối nhân sự hợp lý:
Đây cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng để một event diễn ra trơn tru. Bạn nên phân công theo từng đầu công việc cho thật rõ ràng để dễ kiểm soát trong chương trình. Mọi việc nên quy về một mối, mỗi người nắm một hạng mục, không phân 2 người cùng phụ trách một hạng mục vì họ sẽ không thống nhất ý kiến hoặc đùn đẩy lẫn nhau. Đặc biệt, khi đã phân công công việc cho ai đó và đến phần của người đó thì bạn có thể nhắc họ trực tiếp hoặc qua bộ đàm, tuyệt đối không xem ngang vào công việc của họ, không chỉ đạo nhân viên dưới quyền quản lý của họ (ví dụ PB, PG, MC...) vì như vậy nhân viên cấp dưới đó sẽ không biết nên nghe bạn hay nghe người kia, và vô hình chung biến họ thành bù nhìn.
Sưu tầm
>> Dịch vụ nấu cỗ tại nhà hà nội
